En el amor y la guerra todo vale verdad, bueno asi es tambien es con las empresas, siempre uno esta buscando como mejorar la eficiencia, como ser mas competitivo que las demás empresas, desarrollar una ventaja competitiva o incluso mejorar los servicios y productos que ya ofrece, para todas estas acciones es imprescindible tener el mejor talento humano, una vez que ya sabemos que estamos en el barco con la gente adecuada es momento de desarrollarlos, capacitarlos, alinearlos, y es ahí donde entran los softwares de capacitación de personal, Herramientas de capacitación, Plataformas de Capacitación, Sistemas de Capacitación o como quieran llamarlo, en este artículo te contamos todo lo que tienes que saber si estás buscando herramientas para la capacitación de tu talento humano.
¿Que es un software de Capacitación de Personal?
Los softwares de capacitación de personal son plataformas digitales que te permiten crear , organizar y entregar cursos o capacitaciones a tu equipo, sin la necesidad de reunir a todos presencialmente en una sala con unas diapositivas de power point y un café frío, los software de capacitación online puede especializarse en una parte especifica del proceso de capacitación o abarcar todo el proceso de capacitación online, por lo que puedes encontrar softwares que se especializan en la creación del contenido de las capacitaciones mientras que puedes encontrar otros que pueden darte todas las herramientas en 1 sola plataforma, hoy en dia existen muchas alternativas, incluyendo aquellas que incorporan Inteligencia Artificial y pueden ayudarte a simplificar el proceso de dar capacitaciones online.
¿Cuales son los Tipos de Software de Capacitaciones de Personal?
Como mencionamos anteriormente los softwares de capacitación de personal pueden especializarse en base a la etapa del proceso de creación de las capacitaciones online, principalmente existen 4 categorías:
Herramientas de Autor
La primera etapa del proceso de Capacitación online es crear el contenido e-learning para tus capacitaciones, y es ahí donde entran las herramientas de Autor, estos Softwares de Capacitación de personal se especializan en la creación de contenidos dinámicos, videos, examenes, normalmente estas herramientas ofrecen la posibilidad de exportar todo lo que generas a una plataforma e-learning, LXP o LMS que son plataformas que te permiten hacer la distribucion y administracion de las capacitaciones, los formatos que estas plataformas de autor manejan para la exportación de los contenidos a otras plataformas son generalmente HTML o SCORM, por lo que debes de asegurarte de que la plataforma que elijas para hacer la distribucion y administracion de las capacitaciones online sea compatible con estos formatos.
Ejemplos de Herramientas de autor:
Plataformas e-learning, LXP o LMS
Un vez que tienes el contenido ya creado, el siguiente paso es hacer la distribución del mismo, en una plataforma que te permita asignar masivamente, crear rutas de aprendizaje, extraer data del proceso de capacitación online y brindarte espacios y herramientas para mejorar la interacción de todo el equipo, es aquí donde entran las plataformas e-learning, LXP y LMS, todos estas plataformas tienen algo en común que es permitirte administrar la distribución y consolidación de tus capacitaciones en base a los materiales que ya creaste previamente.
Ejemplos de plataformas LMS, LXP, Plataformas e-learning:
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¿Cual es la diferencia entre LMS , LXP y Plataforma e-learning?
Tanto las LMS ( Learning Management System / Sistemas de Gestión de Aprendizaje) como las LXP ( Learning Experience Platform / Plataformas de Experiencias de Aprendizaje) son plataformas e-learning, en realidad cualquier plataforma que se enfoque en la educación es una plataforma e-learning, el tema está en que las LMS tienen ciertos estándares antiguos dados por la IEEE (Learning Technology Standards Committee) mientras las LXP se enfocan más en la experiencia final del usuario, por lo que no están atadas a ciertas exigencias y aprovechan mejor la tecnología.
Herramientas de Capacitación Complementarias
No siempre la plataforma e-learning, LXP o LMS que elegimos tiene todo lo que queremos o necesitamos, es justo ahí donde entran las herramientas complementarias de capacitación online, estas herramientas son plataformas que se pueden integrar para poder brindarnos más funcionalidades sobre la estructura de capacitación que hemos escogido , existen varios tipos de herramientas, a continuación mencionamos algunas de las más populares.
Plataformas de Gamificación para Capacitación de Personal
Este tipo de plataformas nos permiten implementar dinámicas propias de juegos a nuestra plataforma e-learning, con este tipo de herramientas tenemos la posibilidad de dar puntos por acciones específicas a nuestros colaboradores, crear rankings, o dar medallas en base a ciertos objetivos, la integración y oferta de este tipo de plataformas con plataformas de e-learning, LMS , o LXP es a veces un poco limitada , por lo que generalmente conviene más a veces buscar una plataforma e-learning que ya tenga gamificación integrada, a continuación mencionamos algunas de las plataformas que cuentan con este tipo de características.
Plataformas de gestión de exámenes y encuestas
Generalmente las plataformas e-learning, LXP o LMS vienen ya con la funcionalidad de exámenes, sin embargo si quieres algo mas avanzado en términos de evaluaciones y encuestas este tipo de plataformas puede permite crear exámenes para que luego puedas colocar vía HTML en la plataformas e-learning que utilizas, este tipo de plataformas pueden darte data más precisa respecto a las evaluaciones y tener funcionalidades para cerciorarse de que los usuarios que llevan las evaluaciones sigan un protocolo estricto para tomar las mismas evitando plagios, dentro de las principales alternativas tenemos:
Plataformas de webinars y Videoconferencias
La tecnología de Webinars y videoconferencias es algo que generalmente las plataformas de e-learning, LMS o LXP no tienen muy bien desarrollado, principalmente porque la tecnología de webinars y videoconferencias puede ser hasta más compleja que toda una plataforma e-learning es por eso que la mayoría de plataformas LMS o LXP ofrecen la posibilidad, por no decir la necesidad de que las integres con una plataforma de webinars o videoconferencias, dentro de las alternativas más populares tenemos:
Herramientas con IA para la Capacitación de personal
La Inteligencia Artificial llegó para quedarse, y muy probablemente vaya a desplazar a todas las plataformas de las que estamos hablando, actualmente las aplicaciones de la IA en los procesos de capacitación online se enfocan en 3 principales puntos:
Plataformas con IA para la creación de contenido
Las plataformas con IA para la creación de contenido te permiten crear materiales, ya sean en formato de texto, video o contenido dinámico para tu curso online, generalmente estas plataformas utilizan un motor de inteligencia artificial como Chat GPT, principalmente lo que hacen estas plataformas es brindarte una interfaz amigable para que puedas hacer un uso óptimo del potencial de la IA, algunas de estas herramientas te brindan la posibilidad de que exportes el contenido generado en SCORM, HTML, videos y texto, dentro de las principales alternativas tenemos:
Tutor IA
Tutor IA es un concepto nuevo que trajo la IA (Inteligencia Artificial), el tutor IA es una agente de Inteligencia artificial que se puede encargar de solucionar todas las dudas de tus colaboradores en tiempo real y 24 /7 , este tipo de herramientas requiere de un entrenamiento por lo que cuando lo configuras debes de darle toda la documentación necesaria, ya sean protocolos, estándares de tu empresa, códigos de ética, y todo el material que consideres relevante, el tutor IA estudiará todo lo que le des y responderá cualquier pregunta de tus colaboradores, esto en términos de eficiencia es increíble, los agentes de IA representan una de las mas prometedoras apuestas de la IA y actualmente no solo se utilizan para este campo, sino también para poder resolver dudas de clientes, crear agentes de ventas o incluso de soporte, entre las alternativas más populares tenemos
- TutorAI
- ai-tutor
- Coursebox => esta plataforma también ofrece la posibilidad de creación de cursos online
Plataformas con IA para la creación de Exámenes
Las plataformas con IA para la creación de exámenes te permiten crear exámenes en base al contenido que les das de referencia, estas plataformas aceptan desde videos, links y PDFs, para formular y crear los examenes, entre las alternativas más populares dentro de este tipo de plataformas tenemos:
Preguntas Frecuentes
¿Existen Softwares de capacitación de personal gratuitos?
Si bien no son muy populares ni hay una gran variedad, existen algunas alternativas de softwares para la capacitación online gratuitos, dentro de los más populares tenemos a Google Classroom, que nos permite crear un entorno virtual o aula virtual en donde nuestros colaboradores pueden compartir material y hacer aprendizaje colaborativo.
¿Cuales son los softwares para la capacitación de personal de código libre?
Algunas plataformas LMS de código libre son Moodle, Canvas LMS, Odoo y Chamilo, estos softwares de código libre pueden ser personalizados, sin embargo hay que destacar que la mayoría a excepción de Odoo se enfocan más en la educación online dentro de escuelas, que en la capacitación de personal online, por lo que si quieres utilizar alguno de estos softwares de capacitación de código libre debes de hacer algunos ajustes, tener un equipo de desarrollo que lo implemente y pagar un servicio de hosting para disponibilizar estas plataformas para tus colaboradores, todas estas actividades pueden salir a veces hasta más costosas que contratar una solución SAAS para la capacitación de personal, por lo que no son muy populares entre empresas.
⚠️ Artículo Recomendado: «Mejores plataformas LMS Gratuitas»
¿Cuales son los Softwares para Capacitación de personal más populares?
Entre las las alternativas más populares de Software para la capacitación online tenemos, Docebo, talentLMS, Sabionet, Litmos, ispring learn, Genially, Coursebox.
¿Cómo puedo elegir el mejor software de Capacitación online?
Para elegir el mejor software de Capacitacion debes de saber claramente cuales son los requerimientos de tu proyecto de capacitación online, sirve de mucho hacer una lista, luego de esto conviene revisar los precios de las soluciones que se encuentran disponibles en el mercado, y como paso final hacer las pruebas respectivas, la mayoría de softwares de Capacitación ofrecen un periodo de prueba gratuito, algunos ofrecen la posibilidad de agendar una DEMO, generalmente estos son los que tienen un precio muy por encima del mercado, hay que destacar que algunas alternativas de software online pueden tener un costo muy elevado por lo que conviene hacer los números para poder evaluar la rentabilidad de la implementación.
¿Cuales son las ventajas de los softwares de formación de personal?
La principal ventaja de los softwares de formación de personal o capacitación online se encuentran en la reducción de costos de capacitación así como le mejora en la eficiencia de las capacitaciones, siendo que estos softwares permiten brindar la capacitación en cualquier lugar sin necesidad de presencialidad pueden reducir el costo de parar la operación así como brindarnos un panorama general del estado de capacitacion de nuestra organización.
CEO & Fundador de Bit4learn, Ingeniero Industrial, especialista en SEO, SEM e implementación de proyectos de e-learning, más 6 años en Latinoamérica, desde proyectos de Capacitación de Personal hasta proyectos de Venta de cursos online en Brasil, México, Colombia, Argentina y España.