Como implementar Capacitaciones online en organizaciones

Implementar capacitaciones online es de momento uno de esos temas que están en las manos de empresas especializadas de producción de contenido e-learning, en este artículo desvelamos todo lo que tienes que saber para implementar capacitaciones online dentro de tu organización.

Todo el contenido que verás en este articulo esta basado en experiencias reales, asi también adjuntamos ejemplos reales de como implementar capacitaciones online.

1. Alinear Objetivos
2. Definir un plan de Implementación
3. Producción del contenido
4. Estructurar la capacitación

1.- Alinear Objetivos

Uno de los grandes factores que los gerentes utilizan para decidir si un proyecto de mejora va a ser implementado en la empresa es el beneficio que el proyecto traerá a la empresa en comparación con el costo del mismo.

Las capacitaciones deben de alinearse al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa, esto no solo nos brindara un marco más sostenible para el proyecto, también nos ayudará a definir un panorama general de los temas que se digitalizaran, los objetivos deben de definirse tanto en términos cualitativos como cuantitativos.

Ejemplos de objetivos:

• Cumplimiento de las metas de ventas.
• Evitar el contacto entre empleados (Covid 19)
• Reducir la tasa de rotación del personal.
• Reducir los costos de capacitación por traslado.
• Mejorar el proceso de capacitación.

2.-Definir un plan de Implementación

Una vez que sabemos bien porque queremos realizar la capacitación online debemos de estructurar un plan de implementación, especificando variables como el tiempo, e indicadores que gestión.

Desarrollo evolutivo

El tiempo es una variable clave para la implementación de la capacitación online, siempre recomendamos a nuestros clientes la implementación de capacitaciones evolutivas, en estas se produce una versión 1.0, la cual es modificada luego en base a los feedbacks de nuestros colaboradores y los análisis de nuestros KPIs, estas capacitaciones garantizan los mejores resultados ya que se alinean progresivamente a las espectativas y necesidades de los colaboradores

Elaborando el plan de implementación

2.1) Temas a digitalizar

Una vez definidos los objetivos de la capacitación debemos de elegir cuáles serán las capacitaciones que digitalizamos, existen 2 criterios para definir los temas que se digitalizaran:

• el primero prioriza la digitalización de las capacitaciones que más se alinean al cumplimiento de los objetivos estrategicos de la organizacion.
• el segundo se enfoca en garantizar la adopción de las capacitaciones online dentro de la organización, en el caso de utilizar este enfoque es recomendable comenzar por temas generales como (Onboarding, Valores de la empresa, codigo de etica, seguridad, etc).

2.2) Definir Estructura

Para definir la estructura tenemos que tener presente que la mayoría de LMS, presentan una estructuras basadas en Módulos, los cuales a su vez se encuentran conformados por los contenidos, a continuación mencionamos algunas clases de contenidos puede contener tu capacitación.

Tipos de contenidos:

• Videos (Motiongraphics, Explained videos)
• Audios
• Infograficos
• SCORM
• Evaluaciones

Libreto

Uno de los formatos más utilizados y también uno con los mejores resultados es el formato en video, ya sea que produzcamos o mandemos a producir nuestras capacitaciones, necesitaremos de un libreto en el cual deberemos de especificar qué temas deben de tratarse, el libreto se compone por partes.

Partes de un libreto

• Presentación
• Introducción
• Desarrollo del tema
• Conclusiones
• Cierre

3.- Producción del contenido

Una vez tenemos la estructura y los libretos de cada uno de los contenidos de nuestra capacitación debemos de digitalizar los mismo, para esta etapa existen 3 opciones:

• Mandar a producir el contenido (Enviar libreto)
• Producir los contenidos internamente (Grabar y Editar)
• Mixto ( Grabar el contenido y editar externamente)

Consideraciones para grabación

• El audio es de vital importancia por lo que debes de adquirir un buen micrófono de solapa.
• Estabilizar la cámara con la que grabaremos
• Buscar un ambiente adecuado ( Sin ruido y buena iluminación)
• Grabar un par de veces cada capítulo

Edición

La edición del video es una parte muy importante de mismo, existen múltiples alternativas para tercerizar la producción de esta, algunas más especializadas que otras, en el caso de no contar con los recursos necesarios para tercerizar este proceso se puede realizar utilizando programas como OBS estudio o Adobe Premier.

4.) Estructurar la capacitación

Una vez tenemos los contenidos producidos debemos de montarlos en la plataforma para poder distribuir el contenido en un ambiente seguro privado y que nos permita construir experiencias medibles.

Se recomienda utilizar evaluaciones para poder medir la efectividad de nuestras capacitaciones, existen 2 alternativas para crear evaluaciones:

• Automatizadas ( Compuesta por preguntas de opción múltiple)
• Revisión Manual ( Compuesta por preguntas descriptivas o libres)

Las evaluaciones pueden colocarse en la etapa final de cada módulo o al final de la capacitación, asi también se puede incluir la posibilidad de otorgar certificados, lo cual mejora el interés de los colaboradores por las capacitaciones.

Libreto Ejemplo:

PRODUCCIÓN

 

 

 

 

 

 

Resultado Final: