Detección de necesidades de capacitación

En este artículo hablamos de la detección de necesidades de capacitación como herramienta para cultivar, potenciar y atraer nuevos talentos a nuestra organización

Hacía algún tiempo, el recurso más valioso que tenía el hombre era la fuerza física, el más fuerte prevalecía sobre los demás, tiempo después el poder cambió de manos, la revolución industrial nos decía que el capital era más importante que la fuerza.

Hoy nos encontramos en una era en donde 2 tipos trabajando en el garaje de su casa pueden fundar un imperios de billones de dólares en años, el poder a cambiado de manos y ahora el recurso más valioso es el humano, la inteligencia y la información prevalecen incluso sobre el capital, volviéndose el internet en un aplificador de estos recursos.

 

1.- ¿Qué es DNC – Detección de necesidades de Capacitación?

La detección de necesidades de capacitación es un proceso metódico con el fin de identificar las brechas entre el entrenamiento de personal existente y las necesidades de capacitación reales.

El proceso de determinación de necesidades es el primer paso en la implementación de capacitaciones de personal y envuelve una serie de pasos que nos permite descubrir qué habilidades, conocimientos o actitudes son necesarios para mejorar la eficiencia, calidad y resultados de nuestro entorno laboral.

2.- ¿Cuando hacer una Detección de necesidades de Capacitación?

• Cuando existen brechas entre los objetivos planeados por la organización y los resultados reales.
• Cambios en la política o cultura dentro de la empresa.
• Alta tasa de rotación de personal ocasionada por falta de percepción de desarrollo de la organización.
• Cambios en las funciones o puestos de los colaboradores.
• Baja valoración del entorno laboral dentro de una organización.

3.- Tipos y clases de componentes de una capacitación

El proceso de detección de necesidades de capacitación de personal puede estar compuesto de diversas dimensiones, estas forman parte de un proceso de aprendizaje general, a continuación se mencionan algunas de las más importantes.

• Habilidades Psico-motoras
• Habilidades procesales
• Transferencia de conocimiento
• Habilidades de comunicación
• Pensamiento colosal
• Actitud de aprendizaje
• Entrenamiento de rendimiento
• Estrés fisiológico

4.- Pasos para realizar un análisis de necesidades de capacitación

Definir objetivos

Como regla básica de la mejora «lo que no se mide no se puede mejorar», los objetivos nos sirven de referencia, con ellos podemos comparar nuestro desempeño actual y ver si nos acercamos o alejamos de dónde queremos estar.

Los objetivos deben de estar definidos y alineados con los planes estratégicos y operativos de nuestra organización, esto nos brindara un marco robusto para poder llevar adelante nuestras capacitaciones.

A continuación de menciona algunos ejemplos de objetivos:

• Tener una tasa de accidentabilidad de 1 %
• Lograr una productividad de USD $ 50 generados / por trabajador
• Cumplir con determinado KPI
• Certificarnos como uno de los mejores lugares para trabajar
• Aumentar la participación de mercado en 30 %

Medir la situación actual

Una vez que sabemos hacia dónde queremos ir debemos de preguntarnos en dónde estamos, para eso importante definir nuestra situación actual, es muy importante definir nuestra situación en términos cuantitativos, ya sea como KPIs, satisfacción del personal en una escala de likert o cualquier indicador cuantitativo que esté relacionado con nuestra situación actual.

A continuación se mencionan algunos ejemplos de indicadores de situación actual:

• Índice de accidentabilidad.
• Productividad por empleado.
• Ventas actuales por trabajador.
• Satisfacción interna de los colaboradores dentro de la organización.

Calcular las diferencias entre la situación actual y los objetivos esperados

La diferencia o también conocida como GAP es lo que queda de la resta entre los objetivos y la situación actual.

Recolectar información

La recolección de información nos permitirá complementar y enriquecer nuestro análisis, asi como conocer las competencias actuales de nuestros trabajadores, a continuación mencionamos algunos de los métodos más populares para la recolección de la información.

• Entrevistas, identificar la situación y sentimientos de las personas en una área para implementar posteriormente una capacitación.
• Observación in situ
• Las sesiones en grupos, Se determina mediante un consenso los estándares correctos o los objetivos que deben tener los procesos de capacitación
• Cuestionarios, Es una herramienta útil para refinar el conocimiento de necesidades que ya se tiene identificadas previamente

Establecer acciones cualitativas en base a datos cuantitativos

Entre la situación actual y los objetivos deseados existe una brecha también conocida como GAP, eliminar ese GAP significa cumplir nuestros objetivos, por lo que debemos de establecer acciones que nos permitan eliminar ese GAP.

LLegado este punto y luego de haber colectado información debemos de tener una noción de que tipo de acciones podemos aplicar para reducir los GAPs

A continuación presentamos algunos ejemplos:

Priorizar las acciones y determinar el programa de capacitación

Una vez que hemos realizado qué acciones de capacitación pueden llevarnos a reducir las brechas existentes, debemos de identificar cuáles de estas capacitaciones traerán el mayor costo beneficio para la organización, es muy importante cuantificar el costo identificando el número de horas invertidas, costos de movilización o la inversión en capacitadores o programas de capacitación externos.

Medir resultados y evolucionar

Gracias a que hemos cuantificado nuestros objetivos y nuestra situación actual podemos realizar mediciones, de la situación pos capacitación y los objetivos planeados

Para esto es muy importante definir el periodo de evaluación pudiendo ser mensual, semanal, semestral o anual.

Artículos y links recomendados:

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Referencias:

• Training need analysis by wikipedia
• How to conduct a Training need analysis